Animer un bilan opérationnel

(Option) Présenter/rappeler les outils et rôles en place  -  5 min

Si ils existent, les outils ou rôles peuvent faire une présentation. Par exemple, certains collectifs ont un rôle “Chronique” ou “Mémoire” qui s’occupe de garder des traces de toutes les actions réalisées. Cela peut prendre différentes formes : un carnet de notes, un dossier avec des CRs et/ou des photos, un support de frise temporelle, ect.

Exemple : Le collectif du Hameau léger du Placis avait un rôle appelé Chronique qui tenait à jour 3 outils : une liste d’ateliers réalisés, un relevé des décisions et un historique des faits. l’accompagnement par Hameaux Légers avait proposé comme outil complémentaire une frise du parcours avec des étapes à cocher. Ils avaient pu observé que ces outils permettaient de prendre du recul, de trouver une synthèse hors interprétation et de constater que leur avancement n’étaient pas linéaires et que des choses avaient aussi lieu dans l’informel (hors réunions et ateliers programmés).

Écoute des besoins - 5 min

Avant d’entrer dans l’action, il est important de définir le pourquoi du bilan. Quelles sont les attentes pour cet atelier ? Quel serait selon pour vous l'objectif ? Avec quoi souhaitez-vous repartir ? Voici quelques exemples :

• Actualiser le rétroplanning du projet
• Mettre tout le monde à niveau
• Célébrer les avancées
• Comprendre pourquoi certaines choses bloquent
• Effectuer des ajustements si nécessaire
• Faire émerger les tensions liées au planning et à la répartition des tâches

Une méthode que nous vous conseillons pour donner la parole est le POP-CORN, c’est-à-dire que chaque membre d’un groupe est invité à s’exprimer spontanément et le ou la faciliteur·rice de l’atelier propose une intention suite à l’écoute des besoins.

Actualisation de la frise - 35 min

Une fois l’intention de l’atelier définie, vous pouvez actualiser la frise.

Ajoutez les grands événements, actions ou réalisations qui se sont déroulés sur la période dont vous souhaitez faire le bilan. Nous vous conseillons d’écrire un élément par post-it afin de faciliter des mouvements sur la frise.

What, So what, Now what - 30 min

Ensuite, nous conseiller de réaliser un format “What, So what, now what”, un format provenant des Liberating Structures pour examiner collectivement une progression et décider les ajustements nécessaires.

Observer la frise, se rappeler ses rôles - 1 min

En silence ou en musique, prenez individuellement le temps d’observer la frise créée ou mise à jour.

Prendre des notes - 5 min

Toujours en silence ou en musique, réalisez individuellement 3 étapes :

1. Rassemblez les faits de « Ce qui s’est passé » (What) :
   1. les moments marquants (”kiff”, coup dur, apprentissages)
   2. “Ce que j'ai fait en tant qu’individu”.
2. Saisissez la signification de ces faits par « Ce que cela induit » (So What) :
   1. les gros chantiers à venir ou les choses à mettre en pause (priorisation),
   2. “Ce que je vais faire en tant qu’individu”.
3. Et finalement, établissez les actions qui suivent logiquement avec « Et maintenant que faire » (Now What) :
   1. bien clarifier les pré-requis, les mobilisations à venir etc.
   2. lister les tensions qui existent et empêchent d'avancer.

Tour d'expression - 10 min

Collectivement, prenez un temps de prise de parole en POP-CORN et une personne note les propositions sur des post-its (une proposition par post-it) qui sont alors placé sur la frise.

On peut différencier les :

• faits passés,
• éléments constants,
• faits à venir.

Célébrations des avancements - 10 min

Toujours collectivement, prenez un temps de parole pour célébrer les avancements formalisés sur la frise. Voici quelques exemples de questions à poser :

• “Qu'est-ce que ça vous fait de voir cette frise ? Que voulez-vous partager au groupe ? Une prise de conscience ? Un apprentissage ? Qu'est-ce que je célèbre dans tout ce vécu ? "
• “Quels ressentis sur vos avancés ?"

Bilan du pilotage opérationnel - 45 min

Maintenant qu’un support est formalisé et que des premières expressions ont été posées, nous vous invitons à passer à la dernière étape de bilan opérationnel.

La température opérationnelle

Collectivement, répondez à ces questions l’une après l’autre en faisant des points entre chaque :

• “Comment j'ai trouvé ces deux dernier mois en terme de rythme ? Suis-je à l'aise avec ?”
• “Les choses sont-elles claires en terme de gestion opérationnelles et de tâches à faire ? (qui fait quoi pour quand, comment avoir accès à ces infos etc.)”
• “Quelle autonomie ai-je l'impression que nous avons ? Est-ce que ça me va ?”
• “Sommes-nous égaux par rapport à nos investissements respectifs dans le projet ? Est-ce que ça me convient ?”
• “Quels sont, selon moi, les gros chantiers (en cours ou à commencer) les plus importants à mener ces temps-ci ? Ai-je de l'élan pour ça ? Y en-a-t'il à mettre en pause ?”
• “Après avoir entendu tout le monde, comment je me sens ?”

Les ajustements du pilotage

Pour chaque thème listé ci-dessous, demandez au groupe si après l’écoute de la température collective, il y a des tensions à traiter.

• Rythme
• Répartition des tâches
• Autonomie
• Investissement / engagement
• Outils de travail
• Outils de communication
• Priorisation des chantiers

Si il y a des tensions à traiter, vous pouvez les traiter durant l’atelier dans un format de traitement de tensions comme la Réunion de triage , ou si il y en a trop, programmer une réunion de triage dédiée.

Prochain pas - 5 min

Nous vous invitons à laisser mûrir cet atelier dans les réflexions individuelles et informelles. Mais de garder en tête quelques questions, d’y répondre à votre rythme pour pouvoir amener ensuite vos réponses au collectif soit directement en réunion, soit directement aux rôles concernés :

• Consulter la frise et faire un retour au rôle concerné pour la compléter si besoin.
• Lister les chantiers que vous aimeriez finir et les amener en propositions au groupe.
• Continuer de faire des retours sur vos pratiques de suivi et de remonté, vos outils, vos rôles, vos méthodes.

Plus particulièrement le rôle en charge de la mémoire du collectif doit repartir de cet atelier avec les informations nécessaires pour faire une mise-à-jour des outils.

Conclusion et suite

Nous vous recommandons de programmer un futur temps de bilan à une fréquence raisonnable selon le rythme de votre projet (dans 3 mois, dans 6 mois par exemple), et de nommer une personne pour préparer le temps et se familiariser avec le déroulé en amont.