Définir le processus d'entrée et de sortie du collectif

Vocabulaire essentiel

Pour bien aborder cette action, il nous semble important de clarifier quelques termes clés :

• Le recrutement désigne l’ensemble des actions mises en place pour identifier et rencontrer des personnes susceptibles de rejoindre le collectif.
• Le processus d’entrée, ou d’inclusion, correspond aux étapes permettant d’intégrer une nouvelle personne au sein d’un collectif déjà formé.
• Le processus de sortie, regroupe les actions nécessaires pour accompagner le départ d’un membre du collectif, qu’il soit volontaire ou non.

Ces trois notions s’enchaînent naturellement : une personne rencontre le collectif lors du recrutement, le collectif décide de la recruter, puis le processus d’inclusion se met en place. Si cette inclusion aboutit, la personne devient membre à part entière. En cas de départ, volontaire ou non, le processus de sortie est activé pour accompagner cette transition vers la place d’une personne externe au projet.

Pré-requis

Avant de définir ces processus, il est crucial que votre collectif ait établi une raison d’être claire et partagée, ainsi que des valeurs et une vision communes. Ces éléments constituent l’identité de votre collectif et permettent d’attirer des personnes alignées avec votre projet. Ils facilitent également les décisions d’inclusion ou de sortie, en offrant un cadre de référence solide.

Si ces fondations ne sont pas encore posées, nous vous invitons à consulter les ressources suivantes :

• Faire émerger et discuter les valeurs du collectif,
• Travailler la raison d'être collective.

Bien sûr, chaque membre amène sa touche et sa pierre au projet, maintenant il faut s'assurer de bien vouloir construire la même maison et ne pas changer ou remettre en question le projet de construction dès qu'une nouvelle personne entre.

Gardez en tête que c'est un projet de vie que vous partagez, vous ne vous engagez pas juste sur une activité commune, vous co-créez dans l'optique de vivre ensemble au quotidien, le choix d'une inclusion est un choix qui a toute son importance.

Pourquoi et quand définir ces processus d’entrée et de sortie ?

La réflexion sur le processus d’entrée et de sortie peut être menée dès lors qu’un groupe cœur est formé et a commencé à réfléchir à un projet collectif et une raison d’être.

Le processus d’entrée

Le processus d’entrée permet au groupe de définir le profil des personnes dont il aurait besoin pour réaliser son projet. Il s’agit dans un premier temps de réaliser un bon recrutement : une personne qui sera en adéquation avec la dynamique de groupe et l’esprit du projet collectif. Puis dans un deuxième temps il s’agit d’apprendre à se connaître plus en profondeur, créer les conditions nécessaires pour aider la personne (ou le foyer) à s’approprier l’essence du projet, valider qu’elle ou il est bien en phase avec l’esprit du projet, et l’aider à trouver sa place dans le groupe.

Le processus de sortie

Quel que soit le stade d’avancement d’un projet, les départs, volontaires ou non volontaires, peuvent parfois manquer de forme et être douloureux à gérer dans le collectif. L’enjeu du processus de sortie est de pouvoir aider à comprendre les motivations, pouvoir marquer et célébrer la fin et le renouveau d’une phase dans la vie du groupe et pour la personne qui le quitte.

Chez Hameaux Légers, nous conseillons de définir au plus tôt ces deux processus :

• Le processus d’entrée permet de donner de la visibilité autant au collectif qu’aux personnes en inclusion sur les étapes à suivre.
• Le processus de sortie permet au collectif de gérer (le plus) sereinement un départ qui apportera déjà son lot de problématiques à gérer sur le moment.

Quand lancer de nouvelles inclusions ?

Pour entamer une inclusion, il nous semble important qu’un collectif prenne conscience qu’il est le “groupe coeur” de son projet : “Le projet c'est vous, vos idées, vos fantasmes, votre imaginaire et aussi votre vécus, vos échanges, votre histoire.”

Durant un montage de projet

Une première question à se poser est de voir si vous êtes prêt·e à élargir votre groupe avant de vous installer. Cela peut avoir :

• des avantages (plus de diversité, plus de forces vives, plus de ressources, plus de sens pour le projet etc.),
• mais aussi des inconvénients (projet trop loin des attentes de la nouvelle personne, inertie plus faible dans les prises de décision, dans l'action et dans les réunions, plus de difficulté à trouver du temps/énergie pour se rencontrer, etc.).

Avec Hameaux Légers nous constatons qu'un groupe coeur pas trop grand (3 à 5 foyers) va avoir une bonne fluidité dans les échanges et dans les tâches à faire, quelque chose que nous observons moins dans les groupes plus grands. Ce qui est surtout important dans le montage de projet, c'est de s'assurer que les personnes qui entrent dans le groupe soient vraiment aligné avec la raison d'être et qu'il y a de fortes affinités. Il faut sentir que le ou les nouveaux·elles membres vont être impliqué et ne seront pas un poids pour le collectif.

Si votre collectif sent qu’il va manquer de disponibilité pour les tâches du projet, mettre de l’énergie pour inclure un ou plusieurs foyers qui pourront donner de l’énergie (et peut être des compétences manquantes) dans le projet pourra se révéler pertinent.

Une fois le projet installé

Dans le cas d’un projet déjà habité, il est pertinent d’inclure de nouveaux foyers lorsque une place se libère sur le lieu de vie.

Recruter des personnes pour lancer une inclusion

Définir des critères de recrutements

Pour recruter efficacement, commencez par définir des critères de recrutement précis. Pourquoi recrutez-vous ? Que recherchez-vous chez les nouvelles personnes ? Des compétences spécifiques, des ressources financières, ou de nouveaux points de vue ?

Vous trouverez des exemples de critères dans la ressource de la boîte à outils en bas de page : Dossier d’exempeles de processus d’entrée d’un collectif.

Diffuser un recrutement

Choisissez ensuite un moyen d’accès pour entrer en contact avec des candidats potentiels :

• Vous pouvez publier une annonce dans des réseaux spécialisés, comme :
  • notre carte aux trésors sur l’onglet collectifs,
  • la Carte nationale des projets d'habitat participatif et des oasis
  • le Discord des éco-lieux (espace de discussion en ligne co-géré par Hameaux Légers et la Coopérative Oasis),
  • les antennes locales de Habitat Participatif France.
• Le bouche-à-oreille est également une option, bien qu’il limite le nombre de personnes contactées, mais permet des échanges de meilleure qualité.

Gérer les demandes reçues

Gérez les demandes des personnes intéressées avec des échanges à l’oral ou à l’écrit sur le recrutement :

• Apportez une vision claire du projet, en indiquant ce qui est “fixe”pour le moment de ce qui peut encore être modifié par une personne nouvellement inclue.
• Demandez si les personnes intéressées veulent entrer en cours de montage de projet ou une fois que le projet sera installé.
• Clarifiez les critères de recrutement et les attendus envers les personnes intéressées. Recueillez également leurs questions, besoins et attentes sur une inclusion potentielle.
• Demandez aux personnes intéressées de mûrir de leur réflexion d’habitat, par exemple en réalisant un Réaliser un blason individuel (et si possible de consulter toute la Phase 0 : Avant de se lancer de ce parcours).
• Partagez-leur votre raison d'être et les autres documents de votre projet pour avoir leurs ressentis. Faites-le si possible après que vous ayez pu avoir leur projection via un blason par exemple pour ne pas influencer leur avis.

Si la personne que vous rencontrez coche les critères que vous avez mis en place, portez une proposition à votre collectif à valider avec votre processus de prise de décision (si besoin consultez l’action Choisir et appliquer un mode de gouvernance) pour officialiser le recrutement et lancer l’inclusion..

Les points importants pour une inclusion réussit

Le processus d’entrée peut être envisagé sur plusieurs niveaux, l’enjeu étant toujours d’aider les personnes à passer du stade d’observateur·rice externe à une place d’acteur·rice dans le collectif et se sentir en cohésion avec le groupe.

Chez Hameaux Légers, nous conseillons de prendre en considération ces 3 niveaux dans votre processus d’entrée :

• Le projet : Est-ce que le projet correspond à la nouvelle personne ? L’objectif est de savoir si le projet défini (”la destination”) par le collectif convient à la personne en inclusion. Pour cela, elle doit prendre connaissance de l’ensemble des documents fondateurs : raison d’être, valeurs, vision gouvernance, charte relationnelle, etc.
• L’humain : Est-ce que vous vous connectez humainement ? L’objectif est de savoir si liens  humains se créés entre la personne en inclusion et le collectif. Pour cela, il est possible d’organiser des temps conviviaux, des chantiers participatifs, des séjours, etc.
• L’opérationnel : Est-ce que l’organisation du groupe convient à la nouvelle personne ? L’objectif est de savoir si la personne en inclusion arrive à trouver une place dans l’organisation (”le chemin à parcourir”) défini par le collectif, que le projet soit en montage ou installé. Pour cela, vous pouvez donner une place à la personne en inclusion pour commencer à s’approprier des sujets dans le montage ou dans la gestion du projet (ex : attribuer des rôles existants ou des tâches).

Ces 3 niveaux peuvent être articulé d’autant de manières qu’il y a de collectifs. Certains choisissent de gérer l’ensemble dans une même étape d’un processus d’inclusion, d’autres choisissent de faire une étape par niveau.

Pour définir votre processus d’entrée, nous vous recommandons de suivre l’atelier disponible dans la boîte à outil : Faire émerger le processus d'entrée du collectif.

Vous également vous inspirer des d’exemples disponibles dans la ressource de la boîte à outils : Dossier d’exemples de processus d’entrée d’un collectif.

Recommandations sur le processus d’entrée

Suite à l’expérience acquises par les collectifs en hameau léger, voici une synthèse des recommandations qu’il nous semble intéressant à prendre en compte pour votre processus d’entrée :

• Soyez transparent sur le processus avec les personnes en recrutement et en inclusion, afin qu’elles comprennent clairement leur position vis à vis de vous.
• Portez votre processus de recrutement et d’inclusion sur un·e individu, et non pas le foyer dans sa globalité, car l’objectif est bien de connaître chaque personne individuellement.
• Structurez votre processus avec des phases bien délimitées dans le temps, incluant des actions précises pour passer d’une étape à l’autre. Exemples : nombre de rencontres requises, participation à un nombre de réunions, temps minimum passé en immersion, participation à tel et tel sujet, prévoir que tout peut s’arrêter etc.
• Prévoyez des temps d’échange en collectif pour discuter des avancées de chaque personne en inclusion et selon les critères attendus. Exemple : avoir réalisé son blason individuel.
• Attribuez des statuts différents aux personnes en inclusion, comme « personne intéressée », « personne en recrutement », ou « personne en inclusion phase 1, 2, 3… », avec des attentes claires pour chaque statut.
• Prévoyez des temps de validation en collectif pour valider le passage entre chaque phase sur la base d’une liste de critères (non négociables et bonus) à cocher.
• Validez régulièrement la motivation des nouveaux membres, formellement ou informellement. Une personne motivé et en lien avec votre raison d'être se mobilisera pour contribuer et venir aux réunions. Attention néanmoins à quelqu'un qui ce donnerai corps et âme dans le projet sans y être encore intégré, cela peut être une marque d'une fragilité et d'une dépendance trop forte envers le projet et ses membres.
• Prévoyez une durée d’inclusion suffisamment longue, idéalement plusieurs mois, pour valider l’affinité relationnelle et l’adéquation avec le projet. Mieux vaut un an de tests avec des gens qui n’aboutissent pas plutôt que des inclusions hâtives peu ancrés.
• Mettez en place un système de parrainage/marrainage pour offrir un contact identifié, à chaque personne en inclusion, qui puisse répondre à ses questions et apporter une vision plus détaillée du projet sans devoir mobiliser l’ensemble du groupe.

Quand est-ce qu’une sortie peut arriver ?

Quel que soit le stade d’avancement d’un hameau léger, les départs, volontaires ou non, peuvent arriver à tout moment. Nous distinguons 3 types de sortie :

• Sortie volontaire : un·e membre du collectif décide de sortir du projet de son initiative du collectif motivé par ses raisons.
• Sortie non volontaire : suite à une situation conflictuelle, un·e membre est invité à quitter le projet hors de son initiative personnelle.
• Décès : un·e membre du collectif décède et il faut gérer la perte de cette personne et le lien avec les proches du ou de la défunt·e.

Il nous semble important que votre processus de sortie prenne en compte ces 3 types de sortie.

Comment une situation conflictuelle peut déboucher à une sortie ?

Une sortie non volontaire est toujours une décision difficile. L’enjeu pour le groupe est de définir un processus permettant d’anticiper et de gérer les frustrations du quotidien, ainsi que les tensions plus importantes. L’exclusion doit rester un dernier recours, après avoir tenté de résoudre les conflits.

Les conflits pouvant mener à une sortie peuvent être :

• une inadéquation dans les valeurs ou la vision du projet,
• une incapacité à vivre ensemble,
• une séparation au sein d’un foyer,
• ou un non-respect des engagements formalisés par le collectif.

Pour approfondir ce sujet, consultez l’action Définir le processus de gestion des conflits du même module.

Les points importants pour une sortie sans trop de douleur

Le processus de sortie doit aider les personnes à passer du statut de membre du collectif à celui d’externe au projet. Nous conseillons de prendre en considération deux niveaux : l’humain et l’opérationnel.

• L’humain : L’objectif est d’aider à comprendre les motivations de la personne qui souhaite partir de son plein gré ou suite à un conflit, de pouvoir marquer et célébrer la fin et le renouveau d’une phase dans la vie du groupe et pour la personne qui le quitte.
• L’opérationnel : L’objectif est d’assurer la continuité du projet, quant à l’organisation et au fonctionnement du groupe et de gérer les engagements formalisés avec le collectif, notamment financier.

Même si ces 2 niveaux peuvent être gérés en même temps, nous recommandons de gérer si possible l’humain avant l’opérationnel. Dans le cas où il est mal géré, l’humain peut être source de blocage pour traiter les sujets très pratiques auxquels un niveau de connaissance et d’émotion équilibré est préférable dans le collectif.

Pour définir votre processus de sortie, nous vous recommandons de suivre l’atelier disponible dans la boîte à outil : Faire émerger le processus de sortie du collectif.

Vous également vous inspirer des d’exemples disponibles dans la ressource de la boîte à outils : Dossier d’exemples de processus de sortie d’un collectif.

Recommandations sur le processus de sortie

Suite à l’expérience acquises par les collectifs en hameau léger, voici une synthèse des recommandations qu’il nous semble intéressant à prendre en compte pour votre processus de sortie :

• Prenez du temps pour le soin à l’humain, un départ peut occasionner de douleurs et nécessite donc du temps pour que la personne sortante puisse accueillir et gérer son départ et pour que le collectif puisse reformer le “nous” autour des membres restant·es.
• Faites appel à une médiation externe si nécessaire, surtout en cas de départ non volontaire, pour apporter neutralité et recul.
• Anticipez les aspects organisationnels, comme les conditions de retrait ou de vente d’un habitat réversible.

Garder à jour ses processus d’entrée et de sortie

Les processus d’entrée et de sortie ne sont jamais définitifs. Après chaque inclusion ou départ, prenez le temps de faire un retour d’expérience pour identifier les points à améliorer. Vos processus évolueront avec le temps et l’expérience du collectif.

Définir des processus d’entrée et de sortie clairs, bienveillants et alignés avec votre collectif est essentiel pour la pérennité de votre groupe. Ces processus doivent rester flexibles et s’améliorer en continu, au fil de vos expériences.