Choisir et appliquer un mode de gouvernance

Prérequis

Avant d’aborder cette action, nous vous recommandons d’avoir pris connaissance de l’action  Découvrir la gouvernance partagée et des modèles pour la pratiquer de la phase précédente. Vous aurez ainsi les connaissances de base pour approfondir le choix et l’application d’un mode de gouvernance en collectif.

Prise de décision en collectif

Une gouvernance partagée commence par un mode de prise de décision. En collectif, il est essentiel de valider collectivement un processus de prise de décision afin se s’engager ensemble sur les avancées du groupe.

La gestion par consentement

Chez Hameaux Légers, nous conseillons de vous intéresser à la gestion par consentement, un processus issu de la sociocratie, qui permet d’aboutir à une prise de décision à laquelle personne ne dit "non", car toutes les objections valables ont été levées. C’est un processus qui allie un engagement du collectif dans la décision prise sans exiger que toutes ou tous les membres approuvent entièrement à titre individuel les décisions prises. Pour approfondir, nous vous recommandons cette ressource disponible disponible dans la boîte à outils : Gestion par consentement (GPC).

📝 Conseil pratique : Gardez en tête qu'en gouvernance partagée avec gestion par consentement, toute décision peut être remise en cause par une nouvelle décision, comme celle de choisir un nouveau mode de décision. Rien n’est donc gravé dans le marbre.

Suivre l’évolution de votre collectif

À l’étape de l’émergence, les collectifs que nous accompagnons commencent généralement par une forte organisation formelle et un fort niveau de co-construction. Nous sommes dans une étape d’interconnaissance et de mise en place des fondations.

Au début, toutes les décisions sont prises en consentement. Mais après plusieurs cycles de tests et d’appropriation, la gouvernance évolue. Elle peut aller vers une organisations plus informelle et une forte souveraineté des rôles. Cela amène à utiliser d’autres modes de prises de décisions pour des sujets plus ou moins engageants comme indiqué dans ce schéma :

L’essentiel est que vous testiez un premier mode de décision et que vous restiez continuellement à l’écoute de votre collectif pour améliorer les points qui ne vous conviennent pas entièrement.

Gestion des rôles et des cercles

Une gouvernance partagée fonctionne avec des rôles et des cercles :

• Le rôle est une responsabilité porté une personne au sein d’un collectif. Il est généralement autonome, délimité à un périmètre d’action et évolutif dans le temps. Nous pouvons le visualiser comme une “casquette” qui se distingue de la personne qui la porte. Dans un collectif, une personne portant un rôle représente deux entités et peut donc s’exprimer en tant que personne et tant que rôle. Par exemple, une même problématique d’un projet peut amener deux points de vue :
  • “Je m’exprime en tant qu’habitant·e pour dire que cet emplacement ne me convient pas car…”.
  • ou “Je m’exprime en tant que rôle archi/aménagement car je pense que ce plan d’aménagement n’est pas faisable car cet emplacement ne convient à personne dans le groupe”.
• Le cercle est un espace pour faire rencontrer les rôles concernés par un périmètre de responsabilité qui les englobe. L’objectif est de pouvoir s’écouter, travailler et pendre des décisions en sous-groupe sans devoir mobiliser tout le collectif.
  • Par exemple, pour un cercle sur la thématique de l’humain dans un collectif, on peut y retrouver des rôles sur le soin à l’humain, la médiation ou la gouvernance.

Les rôles et cercles contrôlent et régulent des “périmètres de responsabilité” au nom d’un collectif. Des “redevabilités” (ou missions) précises permettent de clarifier leur mission, leur niveau d’autonomie et leur autorité. Pour plus de précisions, vous pouvez consulter la ressource : Holacratie : fonctionnement par Rôles, Cercles et Pôles.

Créer et faire évoluer des rôles et des cercles

Pour créer des rôles et cercles en collectif, il existe autant de méthodes que de collectifs eux-mêmes. Chaque groupe a sa propre dynamique pour répondre à ses besoins.

Lors de l'émergence d'un collectif, il est courant, de notre expérience, de définir des rôles et cercles par thématiques. Cela permet de structurer les responsabilités autour des thématiques d’un projet de hameau léger (aménagement, architecture, finances, inclusion, etc.).Voici deux exemples de rôles définis par des collectifs accompagnés par notre association en phase d'émergence :

• exemple des rôles du collectif Marcotte en phase d’émergence,
• exemple des rôles du collectif des Cabanes Inspirées en phase d’émergence.

Nous recommandons d'organiser régulièrement des ateliers pour "écouter le centre" de votre collectif. Cela signifie recueillir les besoins et les envies des membres du collectif et de faire des propositions de rôles et cercles en conséquence.

Faire évoluer les rôles et cercles

Un projet de hameau léger est par nature évolutif. Les rôles et cercles doivent donc s'adapter aux besoins du collectif et de ses membres à chaque phase. Pour les faire évoluer, vous pouvez avoir :

• Une réunion dédiée à la gouvernance pour faire le point sur la gouvernance du collectif,  proposer de nouveaux rôles ou remettre au centre un rôle déjà attribué à une personne du collectif (ce qui peut déclencher une nouvelle attribution ou une suppression du rôle en question).
• Un rôle dédié (un rôle de “coordination” par exemple) qui aura comme redevabilités d’écouter les évolutions du collectif et de proposer des évolutions des rôles.

Définir avec précision des rôles et cercles

Dans une gouvernance, il est essentiel de définir avec précision les “périmètres de responsabilité” des rôles et cercles, que nous appelons “redevabilités” (ou missions).

Au début d’un collectif, nous recommandons de commencer avec des cercles (ou commissions) avec des redevabilités larges plutôt que des rôles strictement définis. Cela permet une plus grande flexibilité et cela encourage la co-construction au sein du collectif.

Petit à petit, à mesure que le collectif évolue, vous pouvez introduire des rôles plus spécifiques pour clarifier les responsabilités et assurer une meilleure organisation.

Dans tous les cas, il est crucial de bien définir les redevabilités. Cela signifie clarifier les attentes et les responsabilités associées à chaque rôle et cercle. Pour ce faire, vous pouvez vous inspirer de ce qui a déjà été fait dans d'autres collectifs et adapter ces exemples à votre contexte. Les exemples des collectifs Marcotte et Cabanes Inspirées, cités plus haut et rappelés dans la boîte à outil en bas de page, sont pertinents.

Attribuer des rôles

Il est également important de réfléchir aux modes d’attribution des rôles en fonction des disponibilités et des compétences de chaque membre du collectif.

Nous recommandons comme mode d’attribution l'élection sans candidat·e. C’est un mode d’élection issue de la sociocratie où ce sont les votant·es qui proposent des candidat·es pour jouer un rôle, et non pas les candidat·es qui essaient de convaincre les votant·es. Plus de détails dans cette ressource Election sans candidat·e (ESC).

Définir le mandat des rôles

Nous vous recommandons également d’affecter des durées limitées aux mandats de rôles (par exemple tous les 6 mois ou tous les ans). Cela permettra de :

• Éviter la cristallisation du pouvoir : si une même personne reste trop longtemps dans un rôle, surtout un rôle central, elle peut accumuler de l’influence et du pouvoir implicite, même dans un système censé être horizontal. Une durée limitée permet de renouveler les perspectives et d'éviter la concentration informelle de pouvoir.
• Favoriser l’apprentissage collectif : le changement régulier de rôles est une opportunité de formation. Cela permet à plusieurs membres de développer des compétences, d’apprendre les mécanismes de gouvernance, de découvrir différentes facettes de l’organisation.
• Encourager la rotation et la diversité : une rotation permet d’amener de nouveaux points de vue et de sortir d’éventuelles routines ou automatismes. Cela renforce la diversité des approches, ce qui est souvent bénéfique pour la résilience du collectif. Cela permet aussi d’avoir des soutiens ayant les compétences quand une personne est indisposée pour porter son rôle (en cas d’absence de longue durée par exemple).
• Réduire les conflits de personnes : avec des mandats limités, un membre qui ne remplit pas bien son rôle n’a pas à être "démis" (ce qui peut être conflictuel). Il suffit de ne pas renouveler son mandat, ce qui rend la régulation plus fluide et naturelle.
• Re-questionner régulièrement la pertinence du rôle : le renouvellement de mandat est l’occasion de réévaluer la raison d’être du rôle et de l’adapter si besoin. Cela aligne constamment la structure sur les besoins évolutifs de l'organisation.

Pour commence, nous vous conseillons de choisir un processus d’attribution, de faire tourner les rôles à un premier rythme et de définir un moyen d’évolution de ces rôles (réunion de gouvernance ou rôle dédié). En fonction de votre propre expérience, vous pourrez ajuster vos rôles, leurs mandats et le moyen d’attribution.

Rythme et facilitation des réunions

Une gouvernance partagée a besoin d’espaces collectifs pour être pratiquée, c’est pour cela qu’il nous semble nécessaire de définir des réunions à un rythme régulier.

Mettre en place un rythme pour atteindre un objectif

Pour commencer, nous recommandons de vous fixer un objectif et de :

• définir une fréquence de réunions pour se voir régulièrement avant l’objectif,
• vous partager des rôles pour avancer en autonomie entre les réunions.

Par exemple, vous êtes un collectif souhaitant déposer un dossier de candidature à un appel à projet proposé par Hameaux Légers, vous pouvez vous réunir toutes les 2 semaines et vous répartir des rôles selon les thématiques du dossier à écrire.

📝 Conseil pratique : C'est ok de ne pas participer à toutes les réunions et rappelez-vous que l'objectif des réunions c'est aussi de se diviser le travail pour ne pas avoir à tout décider ensemble et pouvoir se donner des rôles.

Réunions décisionnelles

Afin de vous aider à prendre des décisions en collectifs, nous vous recommandons de mettre en place une réunion régulière pour acter les décisions que vous prenez collectivement.

📝 Conseil pratique : Un pré-requis est d’avoir défini votre mode de prise de décision et de vous assurer que tous les membres de votre collectif soit formé au mode choisi. Pour cela, nous vous rappelons la gestion par consentement évoquée plus haut dans cette action.

Pour les collectifs que nous accompagnons, nous recommandons le format de réunion de triage comme format de réunion décisionnelle. C’est un processus emprunté de l'holacratie et qui permet de :

• faire un état des lieux sur le travail opérationnel d’un cercle ou d’un collectif, un point sur les projets et actions en cours et leur avancement,
• transformer les points bloquants concrets (appelés « tensions ») en prises de décisions et prochaines actions.

Le format est détaillé dans cette ressource : Réunion de triage.

Il est essentiel que tous les membres de votre collectif connaissent le processus de réunion décisionnelle choisi afin de se sentir compétent·e pour porter une tension ou une problématique à votre groupe.

Vous former à la facilitation

Selon l’Université du Nous, la facilitation est une compétence qui permet de :

• tenir des processus pour co-construire ou co-décider,
• soutenir le principe d'équivalence entre les membres d'un cercle,
• veiller à la circulation dans les prises de parole,
• pratiquer l'écoute et l'échange de façon fluide,
• se soutenir dans une pratique d'écoute et de service du projet de groupe.

📝 Conseil pratique : Cette compétence est très importante pour fluidifier les échanges et améliorer la transmission des informations dans les réunions d’un collectif. Nous recommandons fortement que tout·es les membres d’un collectif se forment à la facilitation afin que cette compétence puisse tourner lors des différentes réunions.

Pour une bonne facilitation de vos réunions, vous pouvez notamment :

• Cultiver une posture : être au service du groupe et de l’objet de la réunion, accompagner à garder le cap, maintenir la concentration et la stimulation, garder le cap.
• Répartir des rôles : facilitateur·rice, secrétaire, gardien·ne du temps, etc.
• Préparer et garantir le processus : ouverture, temps de centrage, déroulé des étapes, pauses, prochains pas, clôture, partage des informations a posteriori.
• Rappeler la charte relationnelle qui encadre les échanges d’un collectif (consultez l’action Elaborer une charte relationnelle).

Afin de vous former à la facilitation, vous pouvez vous consulter les ressources proposées par l'Université du Nous.

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin dans la mise en place et la mise à jour de votre gouvernance partagée dans votre collectif, nous vous recommandons de :

• de consulter les ressources listées dans la boîte à outils en bas de page,
• de vous former en présentiel, que ce soit chez nous avec nos formations sur le montage de hameaux légers ou chez des partenaires comme Fertiles.